Керування та робота у складі віддаленої команди — один із найпопулярніших трендів на ринку праці, можливо, за всю історію. Все більше роботодавців і працівників бачать у цьому переваги, тож настав час, щоб усі бізнеси поставилися до цієї ідеї серйозно.
Однак комунікація — ключовий чинник, який визначає успішність переходу до формату remote-first, тому варто приділити достатньо часу на те, щоб правильно налаштувати канали зв’язку та зменшити ризик помилок. Щоб допомогти вам розпочати, ось дев’ять важливих порад щодо спілкування, які варто знати.
Передавайте одне повідомлення за раз
Незалежно від того, спілкуєтеся ви телефоном, пишете в месенджері чи проводите відеоконференцію, говоріть лише про одне головне питання за раз. Якщо ви намагаєтеся керувати командою та одночасно закидаєте її безліччю запитань — це неодмінно спричинить проблеми.
Ваші повідомлення швидко стануть заплутаними, що підвищить ризик неправильного тлумачення й непорозумінь. Якщо ви хочете змінити тему — чітко про це повідомте.
З власного досвіду як фрилансера, яка працювала над різними проєктами з однією компанією, можу сказати: щойно в розмові з’являлося кілька тем одночасно — одразу виникала плутанина. Найбільш показовим був випадок, коли ми з командою обговорювали дедлайн одного з проєктів.
Інший учасник раптово підняв тему іншого проєкту, і багато хто миттєво заплутався, про який саме проєкт іде мова. У результаті ми були змушені зупинити розмову, щоб знову повернутися до суті — а часу на це просто не було.
Під час листування в месенджерах або електронною поштою ви можете використовувати інструменти на кшталт Easy Word Count чи State of Writing, щоб стежити за кількістю слів і переконатися, що ваші повідомлення залишаються короткими та точними.
Удоскональте навички написання електронних листів
Між вами та вашими віддаленими працівниками електронна пошта може стати основним способом спілкування, тому варто покращити та вдосконалити свої навички написання email.
Чим ефективніше ви пишете, тим продуктивнішими стають ваші розмови й тим якіснішою буде комунікація. Більшість моїх клієнтів надсилають мені технічні завдання електронною поштою — вони дуже докладні й містять усю необхідну інформацію.
Натомість клієнти, які просто просять виконати роботу без чітких вказівок, зазвичай змушують витрачати час на нескінченне листування, щоб з’ясувати, що саме потрібно. Іронія в тому, що саме таке спілкування лише забирає дорогоцінний час, якого можна було б уникнути, якби з самого початку було надіслано правильно оформлений email.
Не обмежуйтеся лише електронною поштою
Хоча електронна пошта може бути вашим улюбленим і найзручнішим способом спілкування, існує безліч інших каналів, тож навіщо обмежувати себе лише одним? Подумайте про телефонні дзвінки, месенджери, відеоконференції або інструменти для комунікації, як-от Elite Assignment Help. Усі ці варіанти можна використовувати за потреби, щоб забезпечити досконалий рівень взаємодії.
Загальне правило — призначайте кожному типу спілкування свій канал. У моїй ситуації, описаній у першому розділі, команда працювала з великими обсягами контенту для сайту. Враховуючи це, ми організували роботу таким чином:
- Месенджери — для щоденного спілкування
- Електронна пошта — для постановки завдань і проєктної інформації
- Відеозустрічі — для синхронізації й обговорення загальної картини
- Хмарні сервіси — для здачі та редагування роботи
Це дозволило зберігати процес ефективним і послідовним, щоб документи не загубилися й не змішувалися. Завдяки чітко визначеному циклу комунікації у віддаленій команді ви зможете підтримувати порядок і завжди знатимете, на якому етапі перебуває робота.
Існує безліч інструментів командної комунікації, які допоможуть вам відійти від виключного використання email та впевнено перейти в XXI століття. Наприклад, застосунок Chanty дає змогу пришвидшити взаємодію в команді, завдяки інтелектуальній системі, яка виділяє найважливішу інформацію. Також є можливість інтеграції з іншими бізнес-платформами, як-от Google Drive чи Zapier, щоб зробити професійну комунікацію ще простішою та продуктивнішою.
Також ознайомтеся зі статтею про канали комунікації, щоб краще розуміти, як ефективно використовувати різні платформи.
Удоскональте всі форми письма
Отже, тепер у вас є чітко визначені канали комунікації для кожного етапу вашої віддаленої роботи, і ви вже не обмежуєтеся лише електронною поштою. Але важливо пам’ятати, що кожен канал потребує іншого стилю спілкування. Можливо, ви використовуєте письмові звіти, документи, проєктні файли та контент, подібний до цього. Щоб покращити свої навички ділового письма, скористайтеся інструментами на зразок Academadvisor і Paper Fellows.
Наприклад, у попередньому проєкті наші email майже не містили неформального спілкування — максимум це було коротке «Привіт» чи «Доброго дня», після чого йшло технічне завдання. У порівнянні з цим, стрічка миттєвих повідомлень була наповнена дружніми коментарями й повідомленнями з емодзі, що допомагало створювати тепліший і більш природний тон спілкування.
Розмови телефоном та відеозустрічі
Під час телефонних або відеодзвінків з вашими віддаленими працівниками дуже важливо говорити чітко та зрозуміло, щоби зменшити ризик будь-якого непорозуміння. Це дозволяє уникнути проблем у майбутньому.
Ось ще кілька порад, як покращити вербальну комунікацію:
- Намагайтеся не перебивати одне одного під час конференц-дзвінків. Це можна вирішити, налаштувавши мікрофон так, щоб він автоматично вимикався, коли говорить інший учасник.
- Формулюйте свої думки чітко й коротко.
- Якщо ви записуєте нотатки під час розмови, використовуйте інструменти на кшталт Cite It In, щоб зробити записи зрозумілими та охайними.
- Звертайте увагу на інтонацію, яку ви використовуєте під час телефонних або відеозустрічей — вона значною мірою впливає на сприйняття вашого повідомлення.
- Пам’ятайте, що мова тіла становить близько 90% усієї комунікації. Тому під час відеочатів важливо стежити за своїм виглядом: не сутультесь, не крутіть ручку в руках і не демонструйте байдужість — усе це сприймається як неповага до співрозмовників.
Дотримуйтесь цих правил під час усного спілкування, особливо на відеоконференціях і під час телефонних дзвінків. Обов’язково навчіть решту вашої віддаленої команди цих аспектів — це допоможе всім працювати синхронно й ефективно.
"50 вірних способів покращити вашу 
Комунікаційні проблеми на роботі?
командну комунікацію"
Зважайте на часові пояси
Коли ви керуєте віддаленою командою, члени якої перебувають у різних часових поясах, надзвичайно важливо враховувати потенційні труднощі в комунікації. Асинхронне спілкування стає вашим найкращим помічником під час планування зустрічей або очікування швидкої відповіді. Встановлення чітких очікувань щодо часу реагування й гнучкий підхід до розкладу зустрічей допоможуть уникнути непорозумінь і розчарування. Один зі способів організації — використання інструментів для планування, як-от World Time Buddy, який дозволяє порівнювати часові пояси й знаходити зручний час для всіх.
Однак якщо знайти зручний час для кожного не вдається, розгляньте можливість ротації графіку зустрічей. Це демонструє, що ви цінуєте час своєї команди й прагнете до справедливості та співпраці незалежно від географії.
Сприяйте неформальному спілкуванню
В умовах віддаленої роботи команда втрачає так звані «розмови біля кавомашини» — ті невимушені моменти, які сприяють побудові міцних зв’язків між колегами. Щоб компенсувати цю втрату, потрібно свідомо заохочувати неформальне спілкування в команді. Створіть спеціальні чати або канали в Slack, де учасники зможуть ділитися хобі, мемами або розповідати про плани на вихідні.
Такі маленькі моменти допомагають зміцнити командний дух і підвищують моральний стан. Віртуальні соціальні години, випадкові кавові зустрічі або командні челенджі також можуть стати веселим способом підтримувати неформальні розмови. І пам’ятайте: ці розмови — не просто для розваги. Вони допомагають формувати довіру, покращують динаміку в команді та зрештою сприяють більш ефективній та згуртованій роботі.
Встановлюйте межі та запобігайте вигоранню
Гнучкість віддаленої роботи — величезна перевага, але вона також може стерти межу між особистим життям і роботою. Щоб уникнути вигорання, важливо встановити чіткі межі й заохочувати вашу команду робити те саме. Визначте робочий графік і дотримуйтеся його настільки точно, наскільки це можливо. Інструменти на кшталт застосунків для відстеження часу допоможуть працівникам бути відповідальними за свої робочі години та уникати перенавантаження.
Не менш важливо — заохочувати регулярні перерви протягом дня, щоби працівники мали змогу відновлювати енергію. Можна навіть запровадити в команді «години без роботи», коли всі повністю відключаються від робочих справ і зосереджуються на особистому часі. Підтримка таких практик не тільки допоможе запобігти вигоранню, а й сприятиме здоровішому балансу між роботою та особистим життям, що у свою чергу забезпечить довготривалу продуктивність і добробут.
Зустрічайтеся особисто
Звісно, це може бути складно, якщо ви працюєте на різних континентах, але якщо є можливість зустрітися наживо — обов’язково скористайтеся нею. Особисті зустрічі допомагають зміцнити зв’язок і довіру між вами та вашою віддаленою командою — це чудовий спосіб підвищити продуктивність і моральний дух. Саме тому так важливо підтримувати баланс у навантаженні для всіх.
Під час таких зустрічей звертайте увагу (або навіть записуйте), як покращити комунікацію з певним учасником чи командою загалом. Ніхто не знає команду краще, ніж вона сама — тож уважно слухайте, що вони говорять, і переконайтесь, що всі мають рівний голос у комунікації.
Ви легко можете зробити нотатки та перетворити їх на детальні плані дій, використовуючи сервіси написання текстів, як-от Boomessays або Academized.
Використовуйте інструменти для віддалених команд
Ми підготували список найкращих програмних застосунків, які ви можете використовувати з вашою віддаленою командою, щоб підвищити продуктивність:
Висновок
Комунікація з віддаленою командою не повинна бути складним або виснажливим завданням. Як бачите, більшість із наведених вище порад — це речі, які ви можете почати впроваджувати у вертикальні канали комунікації вашої віддаленої команди вже сьогодні, і ви швидко побачите разючі зміни в ефективності спілкування.
Покращивши комунікацію, ви зможете згуртувати команду, підвищити моральний дух, продуктивність і загальний обсяг виконаної роботи — так, як раніше навіть не уявляли. Продовжуйте експериментувати з різними каналами зв’язку, шукайте те, що найкраще працює саме для вас і вашої команди — і хай щастить!
